11 Strategi untuk Menukar Bagaimana Anda E-mel

11 Strategi untuk Menukar Bagaimana Anda E-mel
Urusan email boleh menjadi tugas. Ia boleh mencuri masa dari tugas yang lebih penting dan bahkan membosankan otak anda. Kajian University of London mendapati bahawa mereka yang sentiasa menyemak e-mel mereka dapat melihat penurunan IQ sebanyak 10 mata, jatuh lebih rendah daripada panci rokok. Bukan itu sahaja, beberapa anggaran perniagaan boleh kehilangan $ 650 bilion dolar setiap tahun berkat kekacauan peti masuk yang tidak perlu.

Urusan email boleh menjadi tugas. Ia boleh mencuri masa dari tugas yang lebih penting dan bahkan membosankan otak anda. Kajian University of London mendapati bahawa mereka yang sentiasa menyemak e-mel mereka dapat melihat penurunan IQ sebanyak 10 mata, jatuh lebih rendah daripada panci rokok. Bukan itu sahaja, beberapa anggaran perniagaan boleh kehilangan $ 650 bilion dolar setiap tahun berkat kekacauan peti masuk yang tidak perlu. Jadi apa yang boleh anda lakukan untuk mengelakkan kehilangan masa, wang dan kuasa otak? Berikut adalah 11 strategi untuk memenangi semula kawalan.

1. Ambil potongan pendek. Tulis respons templat yang dapat dengan mudah dikemas kini untuk menyelaraskan proses balasan. Sebagai contoh, Google Labs menawarkan pilihan yang dipanggil "Respon Kalung." Untuk membuat tanggapan kalis yang berfungsi untuk anda, fikir 'akan seseorang bertanya kepada saya soalan ini lagi' apabila anda menulis sebarang e-mel. Sesetengah pakar produktiviti juga menyimpannya sebagai tanda tangan yang boleh diakses semasa berada di pejabat atau di jalan.
Baca lebih lanjut: 6 Tips yang Diuji Pertempuran untuk Mengakhiri Beban E-mel

2. Tuliskan baris subjek yang lebih baik. Tambahkan kata kerja ke baris subjek anda - mengesahkan, berbincang, semak semula - untuk lebih membantu penerima anda memahami apa yang perlu mereka lakukan. Taktik ini akan membantu tindakan merangsang dan membuat anda sasaran apabila anda menulis. Pastikan ia mesra carian. Tanyakan kepada diri sendiri: Adakah garis subjek ini mempunyai kata kunci yang anda perlukan untuk mencarinya dengan mudah pada masa depan?
Baca lebih lanjut: Tuntutan E-mel yang Lebih Baik Dengan Shift-Mind Set Ini
3. Pastikan ia mudah . Pakar produktiviti Jason Womack menyarankan agar anda menyimpan e-mel kepada satu topik. Beliau berkata orang hanya bertindak balas apabila mereka mempunyai jawapan kepada semua soalan yang mereka telah ditanya supaya e-mel yang lebih mudah dapat menjamin respons yang lebih cepat.
Baca lebih lanjut: Cara Dapatkan Mereka untuk E-mel Anda Kembali

4. Ajaib lima kalimat-e-mel. E-mel berkesan akan menjawab soalan-soalan ini - Siapa awak? Apa yang kamu mahu? Mengapa anda bertanya? Mengapa saya perlu membantu? Apa yang akan datang? Sekiranya anda boleh, cuba dan simpan nota anda kepada lima ayat atau bahkan tiga atau empat. Mengehadkan diri akan membantu anda memberi tumpuan kepada yang penting.
Berkaitan: Lifesaver Produktiviti: E-5 Sentenan E-mel

5. Tetapkan masa. Matikan peringatan anda supaya anda dapat melihat berapa banyak yang anda dapat lakukan apabila anda tidak sentiasa mengkaji peti masuk anda. Dan tetapkan pemasa. Pakar mengesyorkan anda menyemak e-mel hanya 2-4 kali sehari, membaca e-mel hanya selama 45 minit sesi.
Berkaitan: Jarang E-mail Beast

6. BCC Yourself. Perlu mengesan tindak lanjut anda? Pertimbangkan BCC sendiri pada e-mel tersebut dan kemudian pindahkannya ke folder berlabel & ldquo; Ikut. & Rdquo; Semak hanya folder ini dan bukannya peti masuk anda untuk tetap berada di atas kerja yang anda perlukan untuk melengkapkan supaya anda tidak terganggu.
Related: Bagaimana Menggunakan BCC untuk Mengatur Email Anda
7.
Apabila perbincangan mengarah kepada lebih daripada dua e-mel, pilih telefon atau dapatkan sembang . Berikan nombor anda untuk menunjukkan orang yang anda percayai untuk menyampaikan pesan mendesak, terutama jika Anda berada di luar pejabat.
Baca lebih lanjut: Hacks Gmail untuk Menggariskan Perniagaan Anda Produktiviti Tambahan Berkaitan: Kapan Panggilan Berkenaan Apabila Melalui E-mel

8. Melatih rakan sekerja anda. Jika perbualan diselesaikan, tulis "tiada jawapan yang diperlukan" untuk menghalang lebih banyak e-mel dalam kotak anda. Tegaskan bahawa kakitangan tidak boleh merasakan keperluan membalas e-mel apabila mereka tidak dapat menjawab soalan dengan baik.
Berkaitan: Jadikan E-mail Beast

9. Jangan balas . Balas hanya apabila diperlukan dan jangan berurusan terlebih dahulu dengan e-mel yang tidak mendesak. Dan jangan jawab jika 'bertanya' tidak jelas. Anda tidak boleh membuang masa untuk memahami permintaan yang tidak difikirkan dengan baik untuk bermula.
Related: Adakah Teknologi Membunuh Produktiviti Anda?

10. Mengotomatikkan segala-galanya. Nyahlanggan dari buletin yang tidak diingini, teruskan yang lain ke folder tertentu secara automatik dan pindahkan apa-apa yang anda tidak perlu segera ke arkib. Gunakan alat seperti kalendar Google untuk menjadualkan mesyuarat, menghapuskan keperluan untuk tidak berkesudahan & ldquo; bilakah anda bebas & rdquo; rantai e-mel.
Berkaitan: Tips Produktiviti Hebat untuk Membuat Minggu Anda Triumph

11. Berhati-hati. Simpan hanya dua jenis e-mel dalam peti masuk anda: Orang yang belum dibaca dan yang anda perlukan segera. Sebaik sahaja anda telah mengosongkan peti masuk anda, anda boleh memfokuskan hanya pada mesej yang berkaitan dengan apa yang sedang anda kerjakan sekarang.
Related: 5 Teknik untuk Mengandungi Peti Masuk E-mel Melimpah